Dokumentacja w spółkach kapitałowych - tworzenie, prowadzenie, praktyka działania

1. OBOWIĄZKI DOKUMENTACYJNE

• dokumenty ustrojowe i organizacyjne spółki wg Kodeksu spółek handlowych
• regulaminy  organizacyjne i  obiegu dokumentów
• skutki uchybień formalnych a odpowiedzialność osób odpowiedzialnych za dokumentację korporacyjną - CASE STUDY

2. UMOWY Z CZŁONKAMI ORGANÓW SPÓŁKI

• zakres umów - na co zwrócić szczególną uwagę?
• klauzule konkurencyjne w umowach, procedury zawierania umów

4. REPREZENTACJA SPÓŁEK PRZY ZAWIERANIU UMÓW

• zasady reprezentacji przez zarząd, dopuszczalność ustanowienia członka zarządu pełnomocnikiem
• zawarcie umowy przez prokurenta, ograniczenia zakresu umocowania poszczególnych typów prokurentów
• reprezentacje spółki przez pełnomocnika, kontrola ważności pełnomocnictw, zakaz reprezentacji obu stron umowy przez tego samego pełnomocnika, skutki przekroczenia pełnomocnictwa

5. PRZYGOTOWANIE WALNEGO ZGROMADZENIA

• prawo uczestniczenia w zgromadzeniu, lista obecności

6. DOKUMENTACJA ZGROMADZENIA WSPÓLNIKÓW / WALNEGO ZGROMADZENIA

• organizacja Walnego Zgromadzenia/Zgromadzenia Wspólników
• treść ogłoszenia, projekty uchwał
• pełnomocnictwo na walnym zgromadzeniu
• walne zgromadzenie przez Internet
• formy uchwał zgromadzenia
• księga protokołów – zawartość, sposób prowadzenia

CASE STUDY – nieograniczone pełnomocnictwo do udziału w walnych zgromadzeniach

7. DOKUMENTACJA ZARZĄDU SPÓŁKI – FORMA I TREŚĆ DOKUMENTÓW, PODSTAWA PRAWNA ICH SPORZĄDZANIA

• forma zwołania posiedzenia i zakres informacji objętych protokołem
• uchwała zarządu – obligatoryjna i fakultatywna
• forma uchwał podejmowanych przez Zarząd jedno i wieloosobowy
• pełnomocnictwo – podstawa prawna, forma udzielenia
• prokura jako szczególny rodzaj pełnomocnictwa – forma i zakres oddziaływania
• księga protokołów Zarządu – sposób przechowywania i udostępniania zawartości
• księga akcyjna
• dostęp do informacji poufnych

8. DOKUMENTACJA RADY NADZORCZEJ

• porządek obrad – jego forma, treść i sposób przekazywania członkom Rady Nadzorczej
• uchwała – podstawa prawna i treść – zakres obowiązywania
• protokół Rady Nadzorczej – forma i sposób redakcji

9. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA DOKUMENTACJE KORPORACYJNĄ W SPÓŁCE

1. REGULAMINY ZARZĄDU I RADY NADZORCZEJ

• tryb przygotowania i wprowadzania zmian w regulaminach
• co warto doregulować?
• skutki naruszenia postanowień regulaminu
• regulamin - dokument jawny czy „zastrzeżony”?

2. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE I DOKUMNETOWE SPÓŁKI

• zasób Krajowego Rejestru Sądowego, jakie dokumenty spółka ma obowiązek przekazać
• dobre praktyki w zakresie ujawniania informacji
• realizacja praw wspólników / akcjonariuszy - kiedy i na jakich zasadach udostępniane powinny być dane?
• udostępnianie dokumentów zastrzeżonych

3. SPÓŁKA JAKO PRZEDSIĘBIORCA - REGULAMINY ORGANIZACYJNE - PROCES TWORZENIA REGULAMINÓW ORGANIZACYJNYCH I TRYB ICH WDRAŻANIA

• na ile szczegółowy powinien być regulamin organizacyjny, co warto uregulować?
• typowe postanowienia regulaminowe
• przykładowe wymogi prawne w zakresie tworzenia komórek organizacyjnych

4. ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ W SPÓŁCE - REGULAMINY DOKUMENTOWE

• jak tworzyć, co uwzględnić w procedurach dokumentowych?
• jak uregulować zasady postępowania z informacjami zastrzeżonymi?
• przypadek szczególny – informacje niejawne

CASE STUDY - przykładowe postanowienia

5. ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI

• terminy przechowywania
• ustalenie zakresu odpowiedzialności
• miejsce przechowywania dokumentów.- outsourcing dokumentowy